BPMS no INPI: o erro de tentar automatizar processos que não existem

O atraso do sistema não é o problema central. O problema é mais profundo: a ausência de um processo decisório estruturado no exame de patentes.

Li a recente reportagem na coluna do Lauro Jardim, no jornal O Globo, sobre o atraso na implementação do sistema BPMS no INPI e do quanto isso tem custado aos cofres públicos. O sistema foi contratado para automatizar o fluxo de processos de patentes.

A leitura, no entanto, deixa escapar um ponto central. E sem ele, o problema do INPI não se resolve, apenas se desloca. O ponto é simples: parte-se da premissa de que há processos a serem mapeados e automatizados.

Essa premissa está errada.

Não se automatiza o que não existe.

A ausência de processos foi diagnosticada, ao que tudo indica, por uma consultoria independente. Sou chão de fábrica, examino patentes no INPI há quase vinte e dois anos, e confirmo: o diagnóstico está correto.

Mas ausência de processo não se resolve com mapeamento e automação. Porque não se mapeia nem se automatiza o que não existe.

E aqui é preciso esclarecer o que está em jogo quando se fala em “processo”. Não se trata de fluxo, de etapas ou de tramitação administrativa. Processo, no contexto do exame de patentes, é a construção da decisão técnica: como se instrui, como se analisa, como se decide e com base em quê.

Esse processo decisório não está estruturado.

Quem examina patentes no INPI aprende fazendo, caso a caso, com a ajuda de tutores. Decide, muitas vezes, de forma intuitiva. Há elevada variabilidade entre examinadores e entre casos concretos: a tão falada insegurança jurídica.

Isso ocorre porque não há um modelo comum. Nem sequer um modelo mental compartilhado que permita dizer que existe um procedimento estável, passível de descrição, replicação ou automação. Ao contrário, há inúmeros jeitos.

O INPI tenta resolver isso por meio de diretrizes, controles de qualidade e portarias. Mas, nesse movimento, duas coisas acontecem:

Primeiro, o choque entre diferentes formas de decidir, sem um critério estruturado que permita consolidar um modelo.

Segundo, decisões sobre como decidir passam a ser tomadas por quem não examina patentes no dia a dia, ou que se afastou dessa prática há anos.

Nesse contexto, a tentativa de “mapear processos” no INPI assume um caráter quase paradoxal: pessoas que não examinam tentando descrever como se examina, enquanto quem examina não dispõe de um processo explícito para ser descrito.

O resultado não é difícil de antecipar.

Não se trata, portanto, de um problema de atraso do sistema BPMS.

É anterior a isso. Bem anterior.

É estrutural.

Sei que parece clichê dizer isso. Estou no INPI desde 2004 e escuto esse diagnóstico desde então. Levei anos — e muitas horas de exame! — para compreender o que ele de fato significa. Hoje, concordo integralmente.

Há ainda um elemento adicional que raramente aparece no debate: quem efetivamente examina patentes, isto é, quem tem horas de exame nas costas, não participa da construção desses modelos e planos estratégicos. Ao contrário, é instado a produzir mais, mais rápido, sob metas quantitativas.

Não me entenda mal. O convite chega. E-mails pedem contribuições. As portas, em tese, estão abertas. Mas como parar de produzir para contribuir, quando a própria remuneração está atrelada à produção?

Sem um processo decisório estruturado, essa pressão não gera eficiência. Gera variabilidade. Gera atalhos. Gera decisões heterogêneas, difíceis de comparar, revisar e consolidar. Pedidos que retornam. Ações judiciais que te fazem interromper a produção para respondê-las, atravancando ainda mais o fluxo.

A resposta institucional, como sempre, vem em camadas sucessivas: diretrizes, controles de qualidade, mapeamento de processos, fluxos, sistemas e planos emergenciais. Tudo isso pode ser útil, mas quando aplicado sobre algo que já está minimamente definido.

No caso do INPI, como o processo decisório não está estruturado, nem sequer como uma arquitetura mental compartilhada, essas iniciativas tendem a produzir apenas organização aparente.

Na aparência, multiplicam etapas, formalizam rotinas e criam a sensação de controle; na essência, não alteram o núcleo do problema.

O fluxo pode até parecer mais organizado. Mas a decisão continuará sendo produzida como antes: na cabeça individual do examinador.

E é aí que está o ponto que a reportagem não alcança: o problema do INPI não é apenas de gestão de fluxo.

É estrutural.

E enquanto isso não for enfrentado como tal, seguiremos tentando mapear e automatizar processos que não existem.